OBS: Husk at nummerserier er sat op fra starten og det er faktisk meget sjældent du behøver at rode med det. Du skal også være meget varsom, hvis du ændrer i nummerserier, idet det kan have konsekvenser på de fleste ASA funktioner. Nummerserier i ASA bruges til at tildele enkelte elementer et unikt ID. En nummerserie kan være Standard, hvor tildelin...

Opret/Redigér ↪ Vælg Skoleopsætning – Holdtyper ‍. ↪ Vælg et holdtype og klik på Redigér. ↪ Ved Løn tidsart vælg Ny eller Avanceret. ↪ Vælg Ny for at oprette en ny Løn tidsart eller Rediger liste for at redigere eksisterende Løn tidsarter. ↪ Vælg Lønsatser for at angive den aktuelle lønsats. Tisdart Navn på tidsart. Skal matche navn i lønsystemet. T...

Beskrivelse: LMS API muliggør hentning af ASA holddata (inkl. undervisere og deltagere) til brug for LMS systemer som f.eks. Moodle. Løsningen udstiller kun data via Api’et, som kan benyttes af en integrator der sender det videre ind i LMS.Det er LMS systemet der håndterer adgang (login). Integrationstype: API. Integrationen er udviklet af FOF. Adga...

Det er primært tilmeldinger foretaget manuelt i ASA (se Tilmeld kursister fra hold) , der også manuelt skal faktureres og bogføres. Fakturering af online tilmeldinger sker normalt automatisk og manuel fakturering sker kun i tilfælde af, at disse tilmeldinger af en eller anden årsag skal efterbehandles i ASA. Fakturering sker via funktionen Fakturer ...

↪ Indtast ”regnskabsp…” i søgefeltet øverst til højre vælg Regnskabsperioder (den med 2 tandhjul). Her er det muligt at oprette ny regnskabsperiode og afslutte regnskabsperioder, samt lukke for bogføring i en afsluttet periode. Tryk på Nyt år... for at oprette et nyt regnskabsår. Startdato Angiver periodens startdato. Navn Angiver periodens navn. Ny...

Delete Info Funktionen kan kun bruges under holdoprettelsen. For efterfølgende redigering af mødegange, brug funktion Se/Redigér mødegange‍  ↪ Vælg Opret mødegange fra holdkortet. Undervisernr . Vælg underviser på mødegang(e). Hvis underviseren allerede er tilknyttet holdet‍ udfyldes dette automatisk. Undervisningsstednr . Vælg Undervisningssted‍ . ...

Integration med Intect kræver, at både ASA og Intect er sat rigtigt op. Integration vil også fejle, hvis der mangler obligatoriske data eller hvis angivelserne i ASA ikke matcher angivelserne i Intect. Fejlbesked: En eller flere medarbejdere (fx XXX) har en ugyldig værdi for ansættelsesskabelon. Indtastningen skal præcist matche en eksisterende skab...

↪ Vælg Rollecenter – Skoleopsætning. ↪ Vælg Naviger – Postnumre. Bruges pt. ikke i ASA....

Det er muligt at fakturere tilmeldinger i rater. Man kan ikke oprette rater til allerede fakturerede tilmeldinger. ↪ Vælg Holdkort – Markér tilmelding der ønskes opdelt i rater. Kolonne Rater angiver, om der allerede er oprettet rater på tilmeldingen. ↪ Klik på Rater I Ratebetalingsvinduet skrives en linje for hver rate, og det er vigtigt, at der fo...

Administrationsopsætning indeholder en række opsætningspunkter som har indflydelse på stort set alle aspekter af det daglige arbejde med ASA samt Finans. Nedenstående er en gennemgang af alle punkter. ↪ Vælg Rollecenter – Skoleopsætning. ↪ Vælg Naviger – Administrationsopsætning. Administrationsopsætning består af 7 paneler: Generelt, Automatisk e-m...

Formel Forklaring D Dag(e) U Uge(r) M Måned(er) K Kvartal(er) Å År L Løbende d Dagsdato m, ti, on, to, f, l, s Mandag, tirsdag, onsdag... ti 10:30 Tirsdag i den aktuelle uge kl. 10:30 11 12 Den 11. i løbende måned, løbende år, kl. 12.00 t tid Dags dato aktuelt klokkeslæt Eksempler 30D 30 dage 2U 2 uger LM+10D Løbende måned + 10 dage LU Løbende uge U...

Skoleopsætning indeholder de mest grundlæggende informationer om skolen. ↪ Vælg Rollecenter – Skoleopsætning. Generelt Navn Skolens navn. Kan ikke redigeres her. Adresse Skolens adresse. Postnummer og By Indtast kun postnummer. By kommer automatisk. Kommune nr. 4-cifret med 0 som det første. Regionsnummer Kommer automatisk efter indtastning af kommu...

Beskrivelse: Formålet med Marketing API er levering af begrænset deltager information der kan benyttes til at udsende nyhedsbreve.  Integrationstype: API. Integrationen er udviklet af OFASA. Adgang: Alle skoler kan få adgang til Marketing API. Der skal blot oprettes adgang i API Manageren....

Visning og eksport Integration til Intect sikrer automatisk overførsel af løndata. Men det er skolens ansvar at sikre, at det er de rigtige data der bliver sendt og behandlet. Til det formål brugers der visning Løn eksport underviser mødegange. Brug CTRL-E til at eksportere listen og evt. sende til den lønansvarlige (også ved eksport til andre lønsy...

Rapportopsætning indeholder funktioner til opsætning af rapporter, målgruppen, indholdet og kommunikation. ↪ Vælg Rollecenter – Skoleopsætning. ↪ Vælg Rapportopsætning for at få vist alle oprettede rapportopsætninger. Kode Kort navn. Beskrivelse Opsætningens navn eller beskrivelse. Rapportid Hvilken rapport skal man bruge i denne opsætning. Kan kun ...

↪ Vælg Rollecenter – Skoleopsætning. ↪ Vælg Naviger – Kommuner. Bruges pt. ikke i ASA....

Krav CPR logikken i ASA tager udgangspunk i både de gældende lovkrav og i skolernes praksis. I aftenskoleregi er der flere faktorer, der afgør, om deltagere skal oplyse CPR-nr. ved tilmeldingen. Der er primært 3 hovedscenarier, hvor CPR-nr. er påkrævet: Jf. loven, er CPR påkrævet, hvis det er tale om udenbys deltagere (dvs. deltagere som kommer fra ...

Når du kører løn gennem Intect, oprettes underviseren i Intect ud fra de oplysninger, der er angivet i ASA på Underviser kortet. Bortset fra øvrige obligatoriske felter til lønudbetaling (navn, adresse, CPR, mail, tlf.) kræver integration med Intect, at andre felter også er udfyldt i sektionen Lønoplysninger. Ansættelsestype Ingen: underviseren opre...

Beskrivelse: Enrollment Api benyttes til indkøbskurven på skolens website og ifm. EnrollmentManager. Integrationstype: API. Integrationen er udviklet af OFASA. Adgang: Alle skoler kan få adgang til Enrollment Api. Webudvikler skal oprettes og tildeles rettigheder i API Manageren. ...

Betalingsformer angiver, hvilke betalingsmuligheder der kan anvendes på skolen. Mulige betalingsformer er: FIK, Kontant, Link og Web. Opret/rediger betalingsformer ↪ Vælg Rollecenter – Skoleopsætning. ↪ Vælg Betalingsformer for af få vist alle oprettede betalingsformer. For at oprette en ny betalingsform, klik på Ny. For at redigere en eksisterende ...

Nogle gange er det nødvendigt at fjerne ASA helt fra computeren for at installere det på ny. Dette gælder også, hvis man ikke længere ønsker at bruge ASA. Bemærk dog at fjernelse af ASA fra computeren har ingen betydning for data der opbevares og behandles i ASA (hold, deltagere, tilmeldinger osv.). ASA er blot en klient som muliggør adgang til data...

Beskrivelse: Kalender App bruges til at skabe overblik over undervisningssteder og lokaler. Det er muligt at gennemse lokaler, finde ledige lokaler til den givne aktivitet, se dobelbookinger mm. Integrationstype: API. Integrationen er udviklet af iQi. Adgang: Alle skoler kan få adgang til Kalender App. Det er en forudsætning, at skolen har en abonne...

Beskrivelse: Portal Api leverer holddata til visning på hjemmesiderne.  Integrationstype: API. Integrationen er udviklet af OFASA. Adgang: Alle skoler kan få adgang til Portal API. Der er både Json og SOAP udgaver....

Beskrivelse: Catalog API muliggør hentning af ASA holddata til brug for eksterne portaler eller marketingsplatforme så som Aftenskole.nu eller Kultunaut.  Integrationstype: API. Rest. Integrationen er udviklet af OFASA. Adgang: Eksterne portaler få adgang til ASA data via APIen.  For Aftenskole.nu skal skolerne oprette et katalog der er navngivet ”A...

Rollecenter er ASA’s ”forside”. Det er her man kan danne sig et hurtigt overblik over de nyeste hold og personer, seneste aktiviteter og interaktioner med hjemmesiden.Rollecenter er opdelt som standard i 3 sektioner: Aktiviteter, Portalaktiviteter, Seneste hold og Mine seneste personer. Aktiviteter Sektionen aktiviteter er opdelt i 3 områder: Tilmel...

Opret/Redigér ↪ Klik på Undervisere fra Rollecenter for at visse eller redigere eksisterende undervisere. For at oprette en ny underviser skal du først oprette en Person ↪ Vælg Underviser fra personkortet for at gøre personen til en underviser Alle grå felter skal udfyldes på Personen. GENERELT Nummer Underviserens nummer. Det samme som personnr. Ty...

Følgende systemer/applikationer har en integration til ASA (direkte eller indirekte). Kontakt venligst din forbudskonsulent for yderlige informationer og hvordan du kommer i gang.   Integration Formål NaviDoc‍  Digital dokumentopbevaring ScanOne‍  Digital dokumentopbevaring PowerBi‍  Datavisualisering Infoskærm Api‍ Levering af holddata til visning ...

Beskrivelse: Power BI er en interaktiv datavisualiseringssoftware udviklet af Microsoft med dets primære fokus på business intelligence. Integrationstype: Direkte NAV. Integration er udviklet af FOF. Adgang: Alle skoler kan i princippet bruge Power BI integration, men det kræver noget opsætningsarbejde og aftesting. Det er en forudsætning, at skolen...

Beskrivelse: Payroll API skaber integration mellem ASA og lønsystemet. Det er lønsystem Intect, APIen er udviklet og testet imod. Integrationstype: API. Integrationen er udviklet af OFASA. Adgang: Intect får automatisk adgang til løndata for de skoler, der er oprettet i Intect....

Beskrivelse: NaviDoc er en cloud løsning til digital håndtering af bilag, fakturaer, udlæg mm. Integrationstype: Direkte NAV. Integration er udviklet af EG/FOF. Adgang: Alle skoler kan i princippet bruge NaviDoc integration. Det er en forudsætning, at skolen har oprettet abonnement hos NaviDoc....

Båndet er betegnelsen for menuen, som man finder øverst i skærmbilledet. Hver visning i ASA har tilknyttede handlinger som visuelt er præsenteret i form af ikoner placeret på Båndet. Båndet ligger i toppen af visningen og er opdelt i en eller flere logisk opdelte Faner. Båndet er kontekstafhængigt, dvs. at ikoner/handlinger varierer fra visning til ...

Beskrivelse: Infoskærm API muliggør hentning af ASA holddata til brug for infoskærme mm. Data der kan hentes, er aktive Mødegange med hold information, undervisningssted, lokale og underviser. Data udvælges for et undervisningssted og evt. lokale for en given periode – typisk for den givne dag. Integrationstype: API. Integrationen er udviklet af iQi...

Hidtil har Kultunaut vist alle hold fra ASA uanset hvilket katalog de var knyttet til. Det har vist sig at være uhensigtsmæssigt og vi har nu begrænset Kultunauts adgang til ASA data til et bestemt Kultunaut katalog. I praksis betyder det, at skolerne der ønsker vist deres kurser på Kultunaut, skal oprette et særligt katalog med navnet ”Kultunaut”, ...

Oversigten over personer, undervisere, hold mm. vises i en Listevisning. I de fleste listevisninger er det muligt at filtrere og sortere. Man kan til en vis grad også vælge ekstra kolonner og kolonnerækkefølge. Fra næsten alle lister kan der laves udtræk til Excel ved at klikke på Excel knap eller bruge CTRL+E. Listefiltrering Det er muligt at lave ...

Proces Som et led i vores langsigtede vedligeholdelsesstrategi for ASA opgraderer vi ASA fra nuværende Business Central version 13 til version 14.8. Dette er en nødvendig systemopdatering og en forudsætning for, at vi i fremtiden kan fortsætte med at opdatere ASA til nyeste Microsoft Business Central versioner. Samtidigt sikrer denne opdatering, at ...

↪ Vælg Rollecenter – Hold for at oprette et nyt hold. For at vise, redigere eller masseredigere hold, brug holdlisten Alle hold Anbefalet fremgangsmåde ved holdoprettelse er: Udfyld obligatoriske felter  Holdtype ,  Afdeling og Statistikgruppe‍ ‍ på holdkortet. Opret Hold undervisere Opret Priser på holdet Angiv Undervisningssted og Lokale på holdko...

↪ Vælg Se mødegange fra holdkortet Rediger enkelte mødegange Enkelte mødegange redigeres eller tilføjes direkte i listen. Her er det muligt at ændre dato, antal lektioner, tidspunkt undervisningssted, lokale samt angive hhv. underviser og interne bemærkninger.  Mødegange slettes ved at markere det ønskede mødegang og klikke på Slet i båndet. I Under...

Forklaring Dimensioner kan oprettes og navngives i det enkelte regnskab efter ønske og behov for at give så stor systemfleksibilitet som muligt.  Der er 2 dimensioner i NAV, som man kan opsætte som globale.  Disse 2 dimensioner, bliver påført direkte som felter på de tabeller, der kan tilknyttes dimensionesværdier = posteringstabeller, bilagstabelle...

Feriekalender kan bruges til at holde styr på lukkedage. Når man opretter mødegange på et hold, vil ASA automatisk springe disse dage over. Det er dog stadigvæk muligt manuelt at oprette mødegange på lukkedage. Opsætning af kalender ↪ Vælg Rollecenter – Skoleopsætning. ↪ Klik på Feriekalender. Rød tekst angiver dage, som er valgt som lukkedage.  Luk...

Afdelinger anvendes dels til at holde de forskellige typer af aktiviteter, der findes på en skole adskilt økonomisk, budgetmæssigt, statistisk m.m. og dels til at kunne administrere flere fysiske afdelinger i samme regnskab. Afdeling optræder også som en Dimension i finans. Det er i princippet op til hver skole/regnskab til at anvende afdelinger til...

Folkeoplysningsloven giver mulighed for forskellige former for tilrettelæggelse med forskellige regler for tilskudsberegning. Det er bl.a. almen undervisning, foredrag, instrumental hvorom, der gælder forskellige regler for hvor meget der må bruges af den tildelte ramme til løn. ↪ Vælg Rollecenter – Skoleopsætning.↪ Vælg Holdtyper for at få vist all...

Rapporttekster relateres til eksisterende rapporter i ASA, hvor det er muligt at indsætte brugerdefineret tekst. Disse tekster omfatter både tekster i dokumenter/rapporter og tekster i de automatisk udsendte mails. Disse to typer tekster adskilles med betegnelsen DOK og EM til hhv. dokumenter/rapporter og e-mail. ↪ Vælg Rollecenter – Skoleopsætning....

Rabatkoder bruges til at oprette rabatter i ASA.  Opret/rediger rabatkoder ↪ Vælg Rollecenter – Skoleopsætning. ↪ Vælg Rabatkoder Rabatkoder tilføjes eller redigeres direkte i listen. Kolonne  Beskrivelse Kode Kort rabatkodenavn eller tal. Beskrivelse Normalt det fulde rabatnavn. Rabattype Kan være procent eller fastpris. Procent/Amount  Rabat størr...

Med Periodetal kan man se betalinger på hold, der kører over nytår og hvad der hører til hvilket år. Men hvis man ønsker at få en rapport som viser bogførte tilmeldinger men hensat betaling på hold der starter/afvikles året efter, kan man i ASA bruge andre fremgangsmåder. Brug det model som passer bedst med jeres bogføringsmodel. LK-model Denne frem...

Nogle gange fejler e-mail udsendelse fra ASA af forskellige årsager. I det følgende lister vi nogle typiske scenarier og workarounds. Hvis du får genereret mails, men udsendelsen fejler Disse mails kan du se tælle op i Fejl. Åbn fejlloggen og kig på fejlbeskeden. Forhåbentlig vil fejlbeskeden være selvforklarende og vil henvise til fejlkilden. Det k...

Tilskud til lærer – og lederløn gives for undervisning i folkeoplysningslovens regi. For nogle undervisningsformer, f.eks. handicap undervisning, kan der gives supplerende tilskud, som normalt er højere end tilskud til almen undervisning.  Administrativt dækker begreb undervisningsform både over holdtypen og deltagertypen. Dvs. undervisning på en be...

For at afmelde en deltager, skal du åbne holdkort og finde tilmeldingslinjen for deltageren, der ønskes afmeldt. ↪ Noter betalingsform samt betalingsstatus. ↪ Ret status til Afbud Afmelding med status Reserveret (ikke-betalt) Hvis tilmeldingen ikke er blevet faktureret (og dermed heller ikke betalt), kommer der ikke nogen dialogbokse frem, og du ska...

Beskrivelse: ScanOne er en cloud løsning til digital håndtering af bilag, fakturaer, udlæg mm. Integrationstype: OData services til hentning af ASA data. Én SOAP service til indsættelse af bilag. Services udstillet på API Manager. Integration er udviklet af LOF. Adgang: Alle skoler kan i princippet bruge ScanOne integration. Det er en forudsætning, ...

Det er muligt at regulere allerede udbetalt løn. Negativ lønkørsel er kun mulig, hvis der findes efterfølgende/fremtidige mødegange til modregning. Men ellers tal med den lønansvarlige om mulighederne. Til at starte med åbn ↪ Rapport - Løn eksport underviser mødegange Ved at tilføje Løn status Afregnet i filtret, har du mulighed for at se mødegange,...

Nedenstående er kort beskrivelse af basis lønkørsel i Intect. Lønkørsel kræver dog både mere dybdegående kendskab til systemet og lønteknisk viden. Hent data til Intect ↪ Virksomhed -  Opsætning -  Integrationer 1. Vælg Periode – klik på blyant og vælg periode 2. klik på Gem ændringer (nederst i højre hjørne) 3. Klik på Kør nu i Importer medarbejder...

I ASA har man mulighed for at tilknytte rabatter til hvert enkelt hold. Alle rabatter administreres på skoleniveau, men de skal tilknyttes de enkelte hold, før de kan bruges på tilmeldingen. Dette gælder dog ikke rabatter med angivelsen "Gældende skole", som altid er tilgængelige (se Rabatkoder)‍.  ↪ Åbn holdkort – vælg Hold rabatkoder ↪ For at vælg...

Info EAN (European Article Number) er erstattet med GLN (Global Location Number). Disse to numre er teknisk set det samme. Det er muligt at EAN fakturere fra ASA. Der skal dog laves lidt i opsætningen. Generelt ↪ Søg (F3) efter Betalingsformer. ↪ Vælg Rediger liste ↪ Vælg FIK og sæt betalingskanal: kontooverførsel ind. Det er i princippet lige gyldi...

I ASA er det muligt at lave direkte udtræk af udenbys deltagere til brug for mellemkommunal refusion. Rapporten kan efterfølgende i Excel tilpasses de enkelte kommunes krav. ↪ Fra Rollecenter vælg Rapport - Mellemkommunal refusion   Dette åbner et rapportindstillingsvindue, hvor man har mulighed for at lave en række tilpasninger. Indstillinger I den...

ASA indeholder funktionalitet til fletning af persondubletter. Funktionen bruges i de tilfælde, hvor man har to eller flere forekomster af en person med samme eller forskellige data. Det opstår som regel ved online tilmeldinger, hvor der kan være fejl i indtastningerne (navn, e-mail) og/eller hvor de indtastede data ikke automatisk kunne matches med...

Som en del af Fletning af personer funktionaliteten‍, har man i ASA mulighed for at se en log over fletningen.  Dette kan gøres fra personkortet , debitorkortet eller underviserkortet. Hvis feltet Flettet har værdien "Ja", så betyder det, at personen har været igennem et personflet forløb. Ved at klikke på denne værdi, åbnes der flettelog visning.  ...

Udtræk af udenbys deltagere til Københavns Kommune (KK) skal uploades i kommunens system i et bestemt format. ↪ Fra Rollecenter vælg Rapport og derefter Mellemkommunal refusion. ↪ Vælg Københavns Kommune som Rapporttype og ellers de holdtyper, tilmeldingsstatus og perioder du ønsker at inkludere i rapporten (se Udenbys deltagerlister ).     Husk at ...

Nogle gange kan det opleves, at deltagere via online tilmeldingen bliver tilmeldt venteliste selvom der tilsyneladende var ledige pladser på holdet.  Årsagen til ovenstående kunne være - og især på de meget populære hold - at der er flere deltagere der samtidigt er i gang med tilmeldingen. Brugere har begrænset tid til at udfylde formularen og som s...

ASA’s grænseflade består af flere elementer. De vigtigste er: Rollecenter (forside), Bånd og faneblade, Navigationsrude, Kort og Paneler, Listevisninger, Faktabokse, Menupanel, Brødkrummepanel, Statuslinje og søgning. ASA startes op i et rollecenter, som er tilpasset de funktioner en medarbejder har. Denne anvendes og er bygget op, således man nemt ...

Ved at klikke på den lille pil i højre venstre hjørne, lige under ”tilbage” navigationsknap, åbner man Menupanel. Her får man adgang til en række funktioner, herunder valg af arbejdsdato eller sprog. Side Side kan ikke tilgås fra forsiden men fra alle andre visninger. Her kan man vælge at åbne siden i et nyt vindue eller kopiere link til siden. Ved ...

Tilføj description på Epays betalingslink Sagsnr.: OF-515 Type: Nyudvikling Relation:‍ Betalingsformer  Forbund: DOF, LOF, FORA Baggrund: Brugere af ePay ønsker bedre mulighed for at genkende ePay betalinger i ASA. Løsning: Fremadrettet vil der i info, om en betaling i ePay/Bambora, i feltet 'Beskrivelse', være angivet hvilket fakturanr. betalingen ...

I ASA er det muligt at søge efter persondubletter via egne selvdefinerede dubletkriterier. ↪ Vælg Personer i navigationsruden og klik på Søg efter persondubletter. Dubletsøgning åbnes et nyt vindue, hvor det er muligt at sætte sine kriterier op for, hvad der skal regnes som en mulig dublet. F.eks. kan du vælge at de fire første tegn i både fornavn o...

Navigationsruden er betegnelsen for menuen i venstre side af skærmbilledet. Navigationsruden er opdelt i et listeområde med genveje til lister samt standard NAV sektioner: Startside, Marketing, Finans, Undervisere og Afdelinger.  Listeområde : Bortset fra genvejen til Rollecenter har man her adgang til en række lister. Disse genveje kan frit tilføje...

I ASA er det muligt at oprette et nyt hold ved at kopiere et eksisterende hold. Kopiering kan også inkludere tilmeldte deltagere hvis ønsket. Kopier hold uden tilmeldinger ↪ Åbn et hold og klik på Handlinger → Kopier hold Dette vil åbne holdkopierings vindue. ↪ Angiv holdnummer ved at klikke på de 3 punkter […] Dette vi indsætte næste holdnummer i n...

Hold oprettes med status Planlægning Hold Holdet kan vises i alle ASA lister med de data der indtil videre findes. Deltagere Der kan forhåndsreserveres pladser til deltagere på holdet, men ikke faktureres. Hjemmesiden  - Kommunikation  - Finans (debitorposter)  - ↓ ↓ Deltager forhåndsreserveres på hold med status Planlægning Hold Ledige pladser regu...

Når der er dannet udbetalings kladder fra f.eks. prisændring og holdflyt eller bare fra afbud, så står kladderne nogle gange og venter på at blive tilbagebetalt.Det kan enten være ved FIK, hvor man skal have kontonummer fra kunden og tilbagebetale i banken før man bogfører refusionen, eller det kan være fordi der skal overføres penge til Nets/Easy k...

14.8 opgradering indeholder ikke nogle væsentlige ændringer i ASA funktionaliteten eller interfacet. Dog er der nogle små tilføjelser/ændringer som vi noterer her. Skoleopsætning → Administrationsopsætning Spærreperiode for sletning af data: Nyt felt som forbereder ASA til GDPR krav om sletning af personoplysninger. Undervisernr. Oprindelse: Nyt fel...

Siden Virksomhedsoplysninger er en “klon” af siden Skoleopsætning . Brugere skal altid bruge Skoleopsætning men der er nogle få felter i Virksomhedsoplysninger som har betydning for ASA. ↪ Skriv Virksomhed i det globale søgefelt og vælg Virksomhedsoplysninger. Bank kreditornummer (FIK nummer) Feltet Bankkreditornr. er i forbindelse med 14.8 opgrader...

ASA installeres via Microsofts ClickOnce udgivelsesteknologi. Normalt vil du få tilsendt et link som du skal klikke på for at starte ASA installation.  Klik på linket vil åbne et browser vindue - alt afhængig af opsætningen på din computer kan det åbnes i Chrome, Edge, Safari eller andet. Afkryds I accept the Microsoft.. og klik på Install now. Nogl...

Programmet kan ikke startes I nogle tilfælde kan man opleve, at ASA installation fejler pga. sikkerhedsindstillinger i nogle browsere. Typisk vil man få fejlbesked om at programmet ikke kan startes. I så fald kan man gøre følgende: ↪ i Windows søgefeltet indtast “internetindstillinger”. ↪ Åbn Internetindstillinger ↪ Klik på Sikkerhed → Pålidelige we...

Til at starte med har man i ASA 3 holdlister: Alle hold, Aktive hold og Afsluttede hold.  Alle hold: Viser alle hold i ASA uanset holdstatus. Aktive hold: Viser alle hold med holdstatus Igangsat, Planlægning og Tilmeldingsklar. Afsluttede hold: Viser alle hold med holdstatus Aflyst og Afholdt. Ligesom i alle andre visninger er det muligt at eksporte...

Mailgun er en af de mest kendte e-mail leverings servicer for afsendelse, modtagelse og sporing af mails. Her beskriver vi kort de vigtigste trin i opsætningen. For mere uddybende forklaringer, skal du læse Mailguns egne vejledninger på https://documentation.mailgun.com/en/latest/index.html . Kontooprettelse Til at starte med skal du oprettes på htt...

Bankkonti Hvis du ønsker at importere dine finansposter fra banken i ASA’s finansdel, skal der sættes en speciel bankkonto op til det. Da deltagerbetalinger bogføres direkte, er det en god idé at sætte systemet op til at kunne udligne med de betalinger, der allerede er bogført. I dette eksempel vises det importformat, der bruges af de fleste banker ...

For at lave en FIK-indbetaling, skal du først hente en FIK-indbetalingsfil fra banken. Der skal du logge ind på bankens administrationsside og hente en fil i banksektorens fælles indbetalingsformat version 2. (kaldes SEK2-Sektorformat med linjeskift (CR/LF) inkl. eksport af adviseringer).   Når filen er hentet, skal den omdøbes fra f.eks. .dat til ....

En stor del af opsætningen i Intect vil være på plads, før du starter. Der er dog nogle ting, du skal være opmærksom på. Afdelinger Ved importen fra ASA, vil der kun medtages Afdelinger der er registreret med en tilsvarende Afdeling i Intect. Afdelinger opsættes under ↪ Virksomhed – Opsætning – Afdelinger. Ekstern reference skal svare til Afdelingsk...

I søgefeltet øverst til højre skriv ”debitorbog…” og vælg debitorbogføringsgrupper (den med 2 tandhjul). Opgaveruden debitorbogføringsgrupper åbnes, og her er det muligt at rette finanskontoen for samledebitor under samlekonto.  Når der oprettes deltager, skal der angives den debitorgruppe den tilhører og det gøres på debitorkortet. Debitorbogføring...

↪ Klik på Finans i navigationsruden og derefter på Kontoplan for at vise eller redigere/oprette kontoplan. For at oprette et nyt kontonummer, trykkes der på Ny i båndet og vinduet Ny-Finanskontokort åbnes. Ved oprettelse af ny finanskonto skal du være opmærksom på følgende: Finans modkonto ‐ læs emnet om Betalingsformer‍ . Debitor samlekonto – læs e...

↪ Vælg Finans – Bogf. Salgsfakturaer. Ryd evt. op i kolonner, sorter på Forfaldsdato og filtrer på Restbeløb: > 0. Gem visning som Restancer i aktivitetsgruppe Startside. Man kan nu bare åbne denne restanceliste og selv se, hvilke fakturaer der er forfaldne og evt. genudsende dem via en mail før man udsender en rykker. Listen kan også overføres t...

Typisk er der på en aftenskole forskellige typer af deltagere, og der kan være særlige regler for de typer af deltagere, der melder sig til skolens aktiviteter. Det kan være regler for pensionister, handicappede, efterlønnere, ledige osv. Dette nødvendiggør en registrering af de forskellige typer af deltagere.  Disse typer bruges til tilskudsberegni...

Holdniveauer kan bruges til forskellige formål. Det kan f.eks. være sprogniveauer jf. EU regler på området eller andre niveauer der bliver vist op hjemmesiden eller i et katalog.  . Opsætning af niveauer ↪ Vælg Rollecenter – Skoleopsætning. ↪ Vælg Niveauer Niveauer oprettes eller redigeres direkte i listen. Kode : Kort navn eller tal. Beskrivelse : ...

Det er muligt at angive underviserkvalifikationer på skoleniveau. Disse kvalifikationer kan efterfølgende tilknyttes de enkelte undervisere og man kan vise en liste over undervisere med en bestemt kvalifikation. ↪ Vælg Rollecenter – Skoleopsætning. ↪ Vælg Naviger – Kvalifikationer for at få vist alle eksisterende kvalifikationer. Man tilføjer kvalif...

SMS afsendelse fra ASA kræver at man har en aktiv abonnement hos CPSMS. SMS info fra CPSMS ↪ Log på cpsms.dk ↪ Klik på Indstillinger - Email-2-SMS   Notér E-mail kode. Husk at ændre koden med jævne mellemrum for at forbedre sikkerheden. Her skal du også angive godkendte afsendere. Du kan både angive enkelte brugere - f.eks. lars@ofasa.dk eller alle ...

Der er to typer af søgninger i ASA: Global søgning (søgning efter sider, rapporter eller visninger) og Søgning efter data. Global søgning Man kan finde sider, rapporter eller visninger ved at vælge den globale søgefelt i øverste højre hjørne af adresselinjen. Feltet kan også tilgås via CTRL+F3. Når man begynder at skrive tegn, viser en rullemenu sid...

  I ASA har man indbygget et personkartotek, hvor alle personer gemmes. En person kan endvidere have flere roller: deltager, debitor, underviser, pedel mm. Personer oprettes automatisk ved online tilmeldinger.  Opret/Redigér ↪ Vælg Rollecenter – Person. eller ↪ Åbn listen Personer – Klik på Ny For at redigere en eksisterende person vælg listen Perso...

Opret/Redigér Et lokale er altid tilknyttet et bestemt Undervisningssted. For at se, oprette eller redigere lokaler: ↪ Åbn et undervisningssted – klik på Lokaler ↪ Valg Ny for at oprette et lokale eller Rediger for at redigere et eksisterende lokale Undervisningssted nr. Nummer på undervisningsstedet lokale hører til. Undervisningssted navn Stedets ...

Udstyr har tilknytning til Undervisningssteder og Lokaler. Udstyr og udstyrsliste kan tilgås samt oprettes/redigeres fra Rollecenter og fra hhv. Undervisningssteder‍ og Lokaler‍. ↪ Vælg Rollecenter – Udstyr. Listen her viser udstyr på tværs af undervisningssteder og lokaler. For at afgrænse listen til et bestemt undervisningssted eller lokale brug l...

↪ Vælg Hold undervisere fra holdkortet Husk at Holdtype skal være udfyldt på Opret/Redigér hold før du kan tilknytte undervisere.‍  Undervisere tilføjes direkte på listen. Undervisernr . Vælg underviser fra listen eller opret ny. Se også Undervisere‍  Underviser navn Udfyldes automatisk når nr. er valgt Løn tidsart Hvis der er angivet standard Lønti...

↪ Vælg Rediger priser fra holdkortet Priser tilføjes/redigeres direkte i listen. Pristype Vælg en eksisterende Pristype fra listen. Pristyper kan oprettes eller redigeres ved at klikke på Ny eller Avanceret. Pristype navn Navn på det valgte pristype Pris Prisen for det valgte pristype Tilgængelig fra Portal Angiver om prisen skal vises på hjemmeside...

Opret deltager For at tilmelde kursister direkte fra et hold, åbn et holdkort og vælg panelet Tilmeldinger. I feltet Deltagernr. er et muligt at søge på deltagerens navn, og vælge den person, der skal på holdet, hvis vedkommende allerede findes i ASA. Er deltageren ikke på listen, vælg Ny for at oprette en ny person (se Personer). Som standard vil d...

I ASA har vi mulighed for at tilknytte frister direkte på holdtypen. Disse frister kan relateres til tidlig bestilling (early bird) eller afbestillingsfrister. ↪ Vælg Frister for at vise eller oprette frister. Frister redigeres direkte i tabellen. Type Vælg mellem Tidlig bestillingsfrist eller Afbestillingsfrist: Tidlig bestillingsfrist: bruges hvis...

Det er muligt at genudsende dokumenter så som faktura, reservationsbekræftelse eller tilmeldingsbekræftelse. Dette kan gøres på flere måder alt afhængig af dine arbejdsgange eller situationen: Genudsend via Outlook mail Genudsend via Restancer pr. faktura Genudsend via Interaktionslogposter Genudsend via funktionen Udsend rapport Genudsend hvis der ...

Når du opretter et hold i ASA skal du tilføje en afdelingskode. Denne afdelingskode anvendes også som dimensionsværdi i finans og gør det muligt at foretage rapportering for en enkelt skole. Vær opmærksom på at hvis i har automatiseret lønkørsel sat op imod Intect, skal i også tale med Intect om at få rettet i opsætningen, så de henter data fra de n...

Periodetal bruges til udtræk af skolens aktivitetstal så som lektioner, antal deltagere, tilskudsforbrug og deltagerbetaling osv., på tværs af hold og i en bestemt periode. Normalt vil man bruge periodetal til statistik, overblik og afstemning.   ↪ Fra Rollecenter valg Rapport og derefter Periodetalsliste.      ↪ I Beregningsmetode vælg f.eks. Mødeg...

Hvis du i kontoplanen ønsker at opdele deltagertyperne, så det er muligt at gøre det med produktbogføringsgrupper. ↪ Åbn Kontoplanen og opret nyt kontonummer, hvis der ønskes flere end dem der er oprettet i forvejen. For at oprette en ny produktbogføringsgruppe, skal du åbne kontokortet (dobbeltklik). Under panelet Bogføring findes feltet Produktion...

Portalopsætning indeholder en række parametre som bruges i forbindelse med online visning- og (især) tilmelding. ↪ Vælg Rollecenter – Skoleopsætning. ↪ Vælg Naviger – Portalopsætning.  ASA muliggør betalinger via DIBS eller ePay/Bambora gateways. Brug sektion Generelt for at udfylde oplysninger nødvendige for integration. Disse informationer kan nor...

Bruges til at angive links til skolens hjemmesider/sociale medier. Opret/rediger links ↪ Vælg Rollecenter – Skoleopsætning. ↪ Vælg Sociale media link Links tilføjes eller redigeres direkte i listen. Kolonne Beskrivelse Type Du kan vælge mellem en række tjenester så som Facebook, Instagram, WWW (skolens hjemmeside), YouTube kanal osv. Hjemmeside Tjen...

Kategorierne i ASA bruges til logisk gruppering og klassificering af kurser i en overskuelig hierarkisk struktur. Det er skolen selv der bestemmer, hvilken kategoriseringslogik de vil bruge. Det kan være kategorisering med hensyn til fag, fagområder, men også geografien eller tid. Struktur Kategorier i ASA opdeles i Hovedkategorier (niveau 0) og Und...

Introduktion Med denne funktion kan du flytte deltagere mellem hold uanset om deltagere er faktureret eller ej, eller om der er prisforskel mellem det nye og det oprindelige hold. Du kan også rette prisen på tilmeldingen uden at flytte holdet, skifte pristypen eller skifte betalingsformen. Vigtigt Det er vigtigt, at du gennemgår linjer i udbetalings...

ASA har ikke et indbygget mailsystem med egen SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) for mail afsendelser, men i stedet bruger eksterne mailudbydere og deres SMTP. I lang de fleste tilfælde bruger vi Office 365 mail konti og Microsoft SMTP, men der kan også bruges andre.  I ASA har man to fremgangsmåder for afsendelse af mails: direkte/lokal og indire...

Selvom det er muligt, at uploade billeder direkte i ASA, er denne fremgangsmåde ikke egnet til visning på hjemmesiden. Den acceptable fremgangsmåde er derfor at uploade det ønskede billede til hjemmesiden og så linke fra ASA. Tal med din ASA konsulent om fremgangsmåden....

Ved oprettelse af hold i ASA skal der vælges en Statistikgruppe (fagområde). Disse bruges til indberetninger og statistik.   1. Grundlæggende fag  Kategorien omfatter grundlæggende fag, der kan henføres til de grundlæggende kundskaber kendt fra folkeskolen, samt fremmedsprog på alle niveauer.  Eksempler på fag: Dansk, matematik (folkeskoleniveau) sa...

Tilføjelse af tilvalgsfelter på undervisningsstedet Sagsnr.: OF-470 Type: Nyudvikling Relation: Undervisningssteder  Forbund: Alle (FOF udvikling) Baggrund: FOF ønsker mulighed for at tilvælge visning af: Lande/områdekode, Kontaktperson nummer og visningsnavn, Pedel nummer og visningsnavn. Løsning: De ønskede felter er tilføjet som valgfrie felter p...

Pristyper bruges til at administrere variationer indenfor en bestemt Deltagertype‍. Det kan f.eks. være, at der er forskellige krav for hhv. folkepensionister og førtidspensionister. Eller hvis der ved særlige mellemkommunale aftaler gives forskellige særlige tilskud til kommunens egne deltagere og nabokommunens deltagere. Opret/rediger pristyper. ↪...

Nogle brugere oplever, at ASA skal gen-installeres/opdateres når de starter ASA. Nogle brugere oplever endda, at de skal gøre det på daglig basis. Issuet skyldes en nylig Windows opdatering (KB5029244) og problemet fra Microsoft er fikset i opdateringen KB5029331. Denne opdatering installeres dog ikke automatisk pt. og skal installeres manuelt fra: ...

I ASA er der en række formler og forkortelser som kan bruges til effektiv søgning og filtrering. Tegn Betydning Eksempel Resultat @ Ingen forskel på store og små bogstaver. @fransk almen Viser poster som hedder ”Fransk almen”, ”fransk Almen”, ”FrAnsk aLmeN” osv. Bruges som regel i kombination med andre specialtegn. * Mange ukendte tegn (wildcard). *...

Kataloger bruges til logisk gruppering af hold i ASA til visning på en hjemmeside eller trykte kataloger, foldere mm. Opret/rediger kataloger ↪ Vælg Rollecenter – Skoleopsætning. ↪ Vælg Kataloger for at få vist alle oprettede kataloger i en liste. Kataloger oprettes eller redigeres direkte i listen. Kolonne Beskrivelse Navn Sigende katalog navn. Kat...

Vi oplever på det sidste at mails med vedhæftede filer (fakturaer, kvitteringer mm.) sendt fra ASA til modtagere med en Yahoo mail adresse, fejler eller lander i spam. Vi kender pt. ikke årsagen men er i gang med at researche issuet. Samme mails til samme modtagere sendt fra alm. Outlook klient ser dog ikke ud til at fejle....

Opret/Redigér ↪ Vælg Rollecenter – Undervisningssted eller ↪ Åbn listen Undervisningssteder - klik på Ny For at redigere en eksisterende undervisningssted vælg listen Undervisningssteder - marker det ønskede sted - klik på Rediger. GENERELT Navn Navn på undervisningssted Adresse/postnummer/by/kommune Adressen på undervisningssted. Tjek at det er sta...

Vælge kolonner Finanskladden viser kun et begrænset antal felter på kladdelinjen som standard. Hvis du vil have vist flere felter, f.eks. feltet Kontotype, skal du vælge handlingen Vis flere kolonner.  Hvis du vil skjule flere felter igen, skal du vælge handlingen Vis færre kolonner.  Når du får vist færre kolonner, bruges samme bogføringsdato på al...

Betalingsfrister bruges til at definere sidste gyldige betalingsdato for en given faktura. ↪ Vælg Rollecenter – Skoleopsætning. ↪ Vælg Betalingsfrister for at få vist alle oprettede betalingsfrister. Betalingsfrister oprettes eller redigeres direkte i listen. Kolonne Beskrivelse Dage før holdstart Angiver sidste udregningstidspunkt i forhold til hol...

E-mail opsætning skal være på plads før man kan sende mails fra ASA inkl. fakturaer, hold mails og evt. løn. Opsætningen kræver at man har kendskab til virksomhedens SMTP server (Office365 eller andet). Opsætning af SMTP ↪ Skriv SMTP i søgefeltet oppe i højre hjørne fra rollecenter – Åbn Opsætning af SMTP-mail. ↪ Udfyld alle felter og sæt hak ved Si...

Til brug for statisktik indberetning (gult skema) skal du bruge Holdrapportering i ASA. ↪ Naviger til Rollecenter - Rapport - Holdrapportering ↪ Højreklik på en kolonne og klik på Vælg kolonner. ↪ De vigtigste kolonner er: Holdtype, Antal lektioner i perioden, Tilmeldte i alt, Statistikgruppe og evt. Afdeling. Men ellers tilføj de kolonner du synes ...