Indhold
IntroduktionFlyt deltager(e) med samme eller højere prisFlyt deltager(e) med lavere prisOpdatering af tilmeldinger uden flytningIntroduktion
Med denne funktion kan du flytte deltagere mellem hold uanset om deltagere er faktureret eller ej, eller om der er prisforskel mellem det nye og det oprindelige hold. Du kan også rette prisen på tilmeldingen uden at flytte holdet, skifte pristypen eller skifte betalingsformen.
Vigtigt
Det er vigtigt, at du gennemgår linjer i udbetalingskladder og så vidt muligt færdigbehandler dem, inden du benytter denne funktion.
De tilmeldinger der referer til linjer i udbetalingskladder som evt. endnu ikke kan bogføres, skal ikke behandles med denne funktion før du er færdig med overførelsen og bogføring af kladden.
Hvis du f.eks. ikke har fået bankkonto nr. fra kunden, og derfor ikke kan tilbagebetale penge, så skal du enten vente med holdflyt eller bogføre udbetalingskladden, selvom pengene ikke er udbetalt, og skrive en huskeseddel et andet sted.
Vær opmærksom på, at tilmeldinger som er en del af den samme ordre / faktura (f.eks. når kunden tilmelder sig flere kurser på en gang på hjemmesiden), kan behandles i begrænset omfang med denne funktion. De skal i nogle tilfælde stadigvæk behandles manuelt.
Efter hver ændring som resulterer i, at deltagerne skal have udbetalt penge, opretter ASA udbetalingskladder, som skal behandles og bogføres inden du fortsætter. Proceduren er beskrevet i vejledningen om Afmelding og tilbagebetaling.
Vigtigt
Det er vigtigt, at hver ændring og udbetalingskladder færdiggøres, før ny ændring påbegyndes!
Når du til sidst accepterer ændringer som skal foretages og ASA begynder at gennemføre dem, må du IKKE prøve at afbryde dem. Dette vil resultere i delvis udførelse af ændringer som vil være yderst besværlige at rette bagefter.
| Indstillinger | |
| Undlad dokumenter | Sender slet ikke noget (fjerner alle flueben) |
| Send e-mail til deltager | Sender ny e-mail til deltageren. |
| Print dokument til deltager | Udskriver reservations/tilmeldings bekræftelse. |
| Send e-mail til betaler | Sender ny e-mail til betaleren. |
| Print dokument til betaler | Udskriver faktura/kvittering/kreditnota |
| Dan udbetalingskladde | Danner ny udbetalingskladde. Hvis den ikke afkrydses, så bliver der ikke dannet en udbetalingskladde og du vil på debitoren kunne se, om skolen skylder vedkommende penge. Man kan altid på tilmeldingslinjen klikke på "Dan udbetalingskladde". |
| Ændringer | |
| Holdnr./Holdnavn | Hold tilmeldingerne flyttes til. |
| Anvend deltagers pristype... | Om man ønsker at bevare deltagerens oprindelige pristype - dog med prisen, der gælder samme pristype på det nye hold. |
| Nulstil pris | Hvis prisen ønskes sat til 0. |
| Pris | Ny pris per tilmeldt. |
| Nulstil rabat | Sætter rabatten til 0 enten ved flytning på et nyt hold eller ved opdatering af eksisterende tilmelding. |
| Rabatkode | Ny rabatkode |
| Rabat Procent | Ny rabatprocent Bemærk: Hvis du har en tilmelding med rabat på, og du ønsker at lave en prisændring, så skal rabatten angives igen ellers bliver den sat til 0. |
| Rabatbeløb | Nyt rabatbeløb Bemærk: Hvis du har en tilmelding med rabat på, og du ønsker at lave en prisændring, så skal rabatten angives igen ellers bliver den sat til 0. |
| Ny betalingsform | Ny betalingsform. Bemærk: Skal altid angives, hvis man flytter tilmeldinger med betalingsformer WEB eller KONTANT. Mulige valg: FIK og LINK. |
| Nyt antal | Nyt antal pladser på tilmeldingen. |
Flyt deltager(e) med samme eller højere pris
↪ Åbn holdkort og markér deltagere som ønskes flyttet.
↪ Klik på Prisændring og holdflyt
I ovenstående eksempel går Zlatan til 19083 Motion 2, vil gerne flyttes til 19084 Motion 3.
Hold 19083 koster 700,00 kr. for pristypen Almen, og sættes flueben ved feltet Anvend deltagers pristype med nyt holds pris, vil deltageren få den pris, der findes på pristype Almen, på det nye hold 19084. Og dermed forøges prisen og deltager får ny faktura.
Skal deltager fra hold 19083 have prisen fra det gamle hold på 700,00 kr., skal der ikke sættes flueben.
Ønskes et helt tredje beløb, skrives beløbet i feltet Pris.
Den nye pris for de enkelte tilmeldinger på baggrund af ovenstående valg ses i kolonnen Ny pris.
ASA kommer med en infoboks om de ønskede handlinger. Du kan klikke på Ja, hvis du er enig, eller Nej, hvis du vil rette noget.
På det gamle hold sættes deltagere til Status: Aflyst og der er indsat en bemærkning i feltet System Bemærkning.
På det nye hold er der ligeledes indsat en bemærkning i feltet System Bemærkning.
Deltageren Zlatan er flyttet til hold 19084, som er 400 kr. dyrere end det gamle. Han får en faktura med restbeløbet kr. 400,00.
Skulle deltager have samme pris og betalt, sendes bekræftelse.
Der sendes faktura med restbeløb til tilmeldinger med forhøjet pris. Der sendes bekræftelse til tilmeldinger med samme pris som har betalt.
Deltagere som er blevet faktureret, men som endnu ikke har fået betalt, får krediteret fakturaen på det gamle hold, og får en ny faktura på det nye hold med oplysningen om hvilken faktura den erstatter.
Deltagere som er blevet sat på det gamle hold, men som endnu ikke er blevet faktureret, vil blot blive flyttet på det nye hold. De skal faktureres fra det nye hold.
Flyt deltager(e) med lavere pris
↪ Åbn holdkort og markér deltagere som ønskes flyttet.
↪ Klik på Prisændring og holdflyt
I dette eksempel skal Michael flyttes fra 19082 Motion 1, pris kr. 900,00, til 19083 Motion 2, pris kr. 700,00.
Dermed 200 kr. billigere på deltagertypen Almen.
Info
Pt. kan man ikke automatisk flytte betalingsformer WEB og KONTANT. I så fald skal du selv vælge FIK eller LINK under Ny betalingsform.
Efter du har sagt Ja i ASAs infovindue, sættes deltageren til Aflyst på det gamle hold og tilmeldes det nye hold. Feltet System bemærkning på begge hold vil indeholde relevante informationer.
Deltageren får en ny faktura med informationer om restbeløbet.
Vigtigt
Husk at behandle og bogføre alle udbetalingskladder, før der foretages en ny prisregulering. Se mere i: Afmelding og tilbagebetaling
Opdatering af tilmeldinger uden flytning
Denne funktion muliggør også, at eksisterende tilmeldinger opdateres med ny pris, rabat eller betalingsform.
Fremgangsmåden er den samme som ved flytning, men her skal der ikke angives et hold under Flyt til nyt hold.
Bemærk, at du med det samme kan se ændringerne i tilmeldingstabellen. Ændringerne relateres til alle tilmeldinger i denne visning, så husk at vælge de ønskede tilmeldingslinjer før du starter Prisændring og holdflyt funktion.