ASA indeholder funktionalitet til fletning af persondubletter. Funktionen bruges i de tilfælde, hvor man har to eller flere forekomster af en person med samme eller forskellige data. Det opstår som regel ved online tilmeldinger, hvor der kan være fejl i indtastningerne (navn, e-mail) og/eller hvor de indtastede data ikke automatisk kunne matches med eksisterende personer i ASA. På den måde opstår der persondubletter i ASA.
Med denne funktion kan du kun flette 2 personer ad gangen, så hvis du har flere dubletter af samme person, skal du gentage processen for hver dublet.
↪ Åbn Personlisten og vælg to personer der ønskes flettet (marker den første person, hold CTRL nede og marker den anden person. De behøver ikke stå under hinanden).
↪ Klik på Flet personer.
Dette åbner Flet personer vinduet.
Visningen består af 4 paneler: Personer til flet, Personer, Debitorer og Undervisere. Alle paneler viser data for både personen der ønskes bevaret og personen der ønskes flettet.
- Personer til flet: Viser de to personer der flettes. Det er muligt at bytte personer ved at klikke på Ombyt personer.
- Personer: Første linje viser personen der bevares. Anden linje viser personen der flettes og efterfølgende slettes. Det er muligt at indtaste nye eller manglende data på personen der bevares.
- Debitorer: Viser til personen tilhørende debitorer med deres debitorsaldi. Det er muligt at markere en debitor og klikke på knappen Debitor for at vise personens debitorkort.
- Undervisere: Hvis en eller begge personer er undervisere, vises deres underviserinfo. Det er muligt at indtaste nye eller manglende data på underviseren der bevares.
↪ Vælg Flet personer, når du har gennemgået alle værdier.
Du bliver advaret om at handlingen ikke kan fortrydes.
ASA udfører efterfølgende en række tjek. Hvis man f.eks. fletter (og efterfølgende sletter) en person, der har data i nogle bestemte felter (f.eks. CPR nr., tilsagn til mail/sms osv.), som ikke findes på personen der bevares, bliver man advaret om, at disse data vil forsvinde.
I nogle tilfælde vil ASA afvise fletningen. F.eks. hvis man ønsker at flette to personer, der går på samme hold og hvor holdet ikke tillader ekstrakøb. I dette tilfælde er fletning ikke mulig og der åbnes automatisk en holdliste, hvor man har mulighed for at tjekke tilmeldingerne.
Hvis alt er i orden, starter ASA fletteopgaven. Da der er en del felter der overskrives og slettes, kan udførslen tage lidt tid. Når man først har sat fletning i gang, kan den ikke afbrydes.
Til sidst melder ASA om at processen er gennemført og flettevisningen kan lukkes.
Selvom fletning af personer ikke kan fortrydes og alle informationer om den flettede person slettes, er alle spor alligevel ikke tabt. For at se informationer om en gennemført fletning, brug funktion Flet Log .