Med Periodetal kan man se betalinger på hold, der kører over nytår og hvad der hører til hvilket år.
Men hvis man ønsker at få en rapport som viser bogførte tilmeldinger men hensat betaling på hold der starter/afvikles året efter, kan man i ASA bruge andre fremgangsmåder. Brug det model som passer bedst med jeres bogføringsmodel.
LK-model
Denne fremgangsmåde viser alle fakturerede tilmeldinger (har en posteringsdato) fra 2022 på hold der starter i 2023. I ASA bogføres indtægten den dag faktura udstedes og denne rapport viser derfor også tilmeldinger, hvor beløbet endnu ikke er modtaget. Den inkluderer også tilmeldinger med status Reserveret, samt alle hold uanset holdstatus (planlægning, tilmeldingsklar, afholdt mm.).
↪ Åbn Rollecenter - Rapport - Deltagerrapportering.
↪ Højreklik på en kolonne - Vælg kolonner - tilføj kolonne Netto Beløb.
↪ Genåbn deltagerrapportering.
↪ Angiv Posteringsdato som en periode 010122..311222 . Bemærk at dette er den seneste fakturadato. Faktureringer der er ændret siden årsskiftet medtages ikke i beregningen.
↪ Begræns totaler til Hold Datofilter til 010123..311223
Posteringsdato = Bogført tilmeldingsdato (faktura udstedt)
Hold Datofilter = Hold startdato (hold starter i perioden)
Pris = Holdets oprindelige pris uden rabatter og refusioner.
Netto Beløb = Det faktiske pris deltageren betaler inkl. rabatter, refusioner mm.
↪ Klik på Filtrer igen
Resultaterne eksporteres til Excel med CTRL+E. Lav en summering på Netto Beløb kolonnen for at se de samlede indtægter.
MM-model
Denne fremgangsmåde viser alle fakturerede tilmeldinger (har en posteringsdato) fra 2022 på hold, hvor enkelte mødegange helt eller delvis afvikles i 2023. Datofilter medtager nemlig hold, hvor mødegange afvikles på begge sider af årsskiftet. Det er kun tilmeldinger med status “Tilmeldt” der er med i rapporten. Normalt vil det betyde, at det kun er betalte tilmeldinger der er med i rapporten. Men det afhænger også af skolens administrative praksis.
↪ Åbn Rollecenter - Rapport - Deltagerrapportering
↪ Højreklik på en kolonne - Vælg kolonner - tilføj kolonner: Netto beløb, Antal lektioner i periode, Antal lektioner i alt.
↪ Genåbn deltagerrapportering.
↪ Angiv Posteringsdato som en periode 010122..311222
↪ Angiv Status: Tilmeldt
↪ Begræns totaler til Datofilter til 010123..311223
↪ Begræns evt. totaler til StatusFilter: Planlægning; Tilmeldignsklar; Afholdt; Igangsat.
Status = Tilmeldings status
Datofilter = Periode der skal regnes lektioner for
Statusfilter = Holdstatus
↪ Klik på Filtrer igen
Resultaterne eksporteres til Excel med CTRL+E.
I Excel opret en ny kolonne hvor andelen af lektioner i perioden (2023) udregnes med formlen:
=[Antal lektioner i periode]/[Antal lektioner i alt]
Opret endnu en kolonne, hvor andelen af deltagerbetaling udregnes med formlen:
=[Netto beløb]*[Andel lektioner i perioden]
Lav til sidst en sum på deltagerbetaling for lektioner i perioden (2022)
Bemærk:
Datofilter i Begræns totaler til er egentligt ikke en filter, men bruges i stedet i beregningsfelter. På den måde vil posteringerne, hvor der ikke er nogle lektioner i perioden forblive i visningen men Antal lektioner i periode vil være 0. Disse linjer kan manuelt fjernes i Excel, men ellers vil de i denne model blot give resultat 0 (0/Antal i alt=0. 0*Netto Beløb = 0)
JK-model
Denne model bruger rapporten Posteringslisten og alt afhængig af valget af Bilagstype, viser den enten kun betalte tilmeldinger eller fakturerede tilmeldinger. Derudover er det nødvendigt, at skolen har et nummereringssystem på holdnummer, der viser om et hold hører til 2022 eller 2023.
↪ Åbn Rollecenter - Rapport - Posteringsliste
↪ Angiv Bogføringsdato som en periode: 010122..311222
↪ Vælg Bilagstype: Betaling; Refusion for betalte tilmeldinger, Faktura og Kreditnota for fakturerede tilmeldinger.
Bilagstyper
Faktura og Kreditnota: Bruges hvis man bogfører indtægt på faktureringsdatoen. Dvs. forventet indtægt.
Betaling og Refusion: Bruges hvis man bogfører indtægt på bankdatoen. Dvs. reelt registreret indtægt.
Resultaterne eksporteres til Excel med CTRL+E.
I Excel fjern alle hold der starter i 2022 (brug Holdnummer nummereringssystem) og lav opsummering på Beløb.
